''Fuarista İle Fuarlardan Daha Çok Verim Alın''

Katılımcının Fuardan Aldığı Verim Nasıl Artar?

Fuarista’nın Kurucusu ve eğitmeni Mehmet Dükkancı ile fuar katılımcılarının fuardan daha yüksek verim almalarına, daha çok fayda sağlamalarına destek olan Fuarista Fuara Hazırlık Eğitimleri hakkında konuştuk. M. Dükkancı fuara net bir strateji ve doğru hazırlıklarla katılan şirketlerin, fuar standında 10 kat daha fazla ziyaretçi ağırlayabileceklerini ve aralarından sipariş veren, satış yapan ihracat müşterileri bulabileceklerini ifade etmektedir.

1-Fuara Hazırlanma Eğitimleri nerden çıktı? Nasıl bir ihtiyaca cevap veriyor?

Uzun yıllardır birbirinden çok farklı sektörlerde fuar organize ederken, yönetirken fuara katılan birçok küçük veya büyük müşterimizin fuarlardan sonra sitem ettiğini, fuar katılımlarının iyi geçmediğini, fuardan umduklarını bulamadıklarını duyardım. Bir organizatör kimliğimle neyi düzeltirsek fuarlarımızın veriminin daha fazla artabileceği konusunda sürekli müşterilerle konuşur, yurt içinden ve yurt dışından meslektaşlarımızla fikir alışverişinde bulunurduk. Zamanla okuyarak, farklı müşterilerin fuara katılma tecrübelerini dinleyerek fark ettim ki fuara doğru hazırlanan, iyi hazırlanan şirketler fuardan verim alıyor, iyi hazırlanmayıp tüm umudunu sadece fuardaki kısmete bırakanlarda biraz hayal kırıklığı yaşıyorlar.

Bunu tespit etmenin güzel bir metodunu keşfettik. Şu soruyu soruyorum katılımcı şirketlere:

“30.000 € ile 20 m2 ile katıldığınız bir fuara kaç ciddi müşteri ile görüşmeye razısınız?” Genellikle tecrübeli katılımcı şirket yöneticileri “2 ile 5 arası müşteri çıksın yeter diyor”. İşin sonunda bir doğruluk payı var ama şirketlerin çok büyük bir kısmı fuara katılarak satın aldıkları fırsat penceresinin, potansiyelin farkında değiller.

2-Fuara katılan şirketin potansiyeli nedir? Nasıl hesaplanıyor?

Fuara katılan şirketlerin çok büyük bir kısmı, genellikle fuara harcadıkları toplam bütçeyi ve kiraladıkları alanı yani stand yaptıkları m2 yi biliyorlar. Ama “kaç kişi ile görüşebilirsiniz?” diye sorduğumuzda nasıl hesaplayabileceklerini ezici çoğunluk bilmiyor.

Oysa çok basit bir formülü var. Diyelim ki katıldığınız fuar 4 gün, şirket olarak standınızda görüşme yapabilecek fuara gönderdiğiniz stand personeliniz 4 kişi, diyelim ki herkes istisnasız 4 gün boyunca, 8 saat aktif olarak görüşme yapabilir ve diyelim ki ortalama saatte 20 dakikalık 2 görüşme yapabilirler. Rakamları çarparsak ( 4 gün x 4 personel x 8 Saat x 2 Görüşme)= 256 gibi bir rakam elde ediyoruz. Bu da şu anlama gelmektedir: 256 zaman diliminiz var. 256 ayrı müşteri ile buluşabilme fırsatını, beklentisini satın alıyorsunuz aslında.

Ancak devamında gelen kritik soru şu: Fuara katılırken hiçbir fuar organizatörü size 256 garanti görüşme satmıyor… Bu 256 kişi standınıza nasıl gelecek? Bu 256 kişinin standınızda sizinle görüşmeye gelmesi için ne yapmanız gerekiyor? İşte bu sorulara cevaplar arıyoruz, veriyoruz Fuara Hazırlanma Eğitimlerimizde.

3-Eğitim içeriğinde ne anlatıyorsunuz?

Eğitimin içeriğinde fuara hazırlanma yoluculuğunun 7 aşamasını ve her aşamada bilinmesi, düşünülmesi, çözülmesi, geliştirilmesi, dikkat edilmesi gerek konuları anlatıyoruz.

Değerlendirme aşamasında, fuara katılmaya heves eden şirketlerin, daha katılma fikirleri gelişirken farkında olmaları gereken konulardan bahsediyoruz. Neden fuara katılmak istediklerini, nasıl bir strateji ile, nasıl bir hedefle katılmaları gerektiğinden bahsediyoruz.

Ön Hazırlık ya da fuara katılım sözleşmelerini yaparken fuar organizatörüne neleri sormaları, neleri öğrenmeleri neleri bilmeleri gerektiğini, nasıl değerlendirmeleri gerektiğini anlatıyoruz.

Fuara katılım sözleşmesi yapıldıktan sonraki uzun Hazırlık aşamasındaysa fuar nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlatıyoruz. Bu aşamada, şirketi fuara nasıl bir ekibin hazırlanması gerektiğini, fuar standında kimin görev alması gerektiğini, fuar standını hayal ederken hangi kriterlere göre ve nasıl hayal etmeleri gerektiğini, fuarda ne dağıtacaklarını, fuara ne kadar ve hangi ürünlerini ne şekilde sergilemeleri gerektiğini, ürünlerini nasıl paketleyip ambalajlayıp göndermeleri gerektiğini, fuar stantlarına 256 kişiyi nasıl getirtebileceklerini ve bunun için nasıl bir çalışma yapmaları gerektiğini anlatıyoruz. Fuar bütçesini nasıl şekillendirmeleri gerektiğini ve tüm bu hazırlıkların neden bir strateji içinde olması gerektiğinden bahsediyoruz

Kurulum aşamasında Fuar kurulum günlerinde stand kurulumunun zamanında, stressiz ve rahat yapılabilmesi için neleri önceden planlamak ve neleri fuara hazırlık günlerinde icat etmemeleri anlatıyoruz

Eğitimin Fuar aşamasındaysa fuar günlerinde standımızda 256 dan fazla müşteriyi ağırlarken nelere dikkat etmemiz gerektiğini, motivasyonumuzu nasıl yüksek tutabileceğimizi, fuar görüşmelerini nasıl yapabileceğimizi anlatıyoruz.

Söküm aşamasında fuar standımızı sökerken, ek giderler yaratmamak için nelere, problemsiz bir şekilde sökebilmek için nelere dikkat etmemiz gerektiği konusundan bahsediyoruz

En sonunda da fuar Sonrası aşamasında fuarda tanıştıkları müşterilerle ticareti geliştirmek, satış, ihracat yapmak, sipariş almak içim fuardan sonra ne zaman, nasıl, ne diyerek iletişim kurmaları gerektiğini anlatıyoruz.

4-Bu eğitimlerin nerede veriyorsunuz?

Eğitimlere aslında pandemi döneminde fuarların iptal edildiği dönemlerde başladık. İlk etapta, ticaret ve sanayi odaları ile, ihracatçı birlikleri ve fuar organizatörleri ile eğitimlere başladık. Şu ana kadar Antalya, Uşak Ticaret ve Sanayi Odaları, OAİB, GAİB, DENİB, İHKİB üyelerine zoom üzerinden eğitimler verdik. İHKİB ile özel bir proje hazırlıyoruz, Eğitimin 3 saatlik bir versiyonunu hazır giyim sektörüne özel olarak hazırladık Şubat ayı içinde Video çekimlerini yapıyoruz. İHKİB tüm üyelerine eğitimi video eğitim formatında sunacak.

5-Fuarista Akademi / Video Eğitim Platformundan biraz daha bahsedebilir misiniz?

Fuar organizatörlerinden gelen talep üzerine biz de standart eğitimlerimizi Video eğitim formatında hazırladık ve www.fuarista.net adresindeki Fuarista Akademi Video Eğitim Platformunda yayınlamaya başladık. Arzu eden katılımcı şirketler, eğitimin 3 saatlik temel, 6 saatlik kapsamlı ve 9 saatlik detaylı versiyonlarından birini kredi kartı ile satın alabilir, hemen izlemeye başlayabilirler. 12 ay boyunca da, istediği zaman, istediği cihazdan, istedikçe, tekrar tekrar izleyebilirler. Video Platform hizmetimizi ülkemiz sınırları içinde verdiğimiz için 2 iş günü içinde de beyan ettikleri şirket bilgilerine e-faturalarını oluşturup üye olurken bildirdikleri e-mail adresine gönderiyoruz.

6-Bu eğitimlerin fuar organizatörlerine faydası nedir?

UFI’nin yayınladığı Exhibitors Global Insights raporunda, yapılan küresel anket ve araştırma çalışmaları sonucunda tespit edilmiş ki; fuar organizatörleri, katılımcılarının fuardan memnun kalmalarını sağlamak için yaptıkları en önemli iyileştirme, yenilik çalışması fuar katılımcılarını eğitmektir. Eğitim alan katılımcı fuara daha iyi hazırlandığı takdirde, fuardan alacağı verim artar. Hepimiz de biliyoruz ki, fuardan verim alan, mutlu olan katılımcı, fuara tekrar katılır, fuardaki yerini büyütür ve fuarın savunucusu adeta havarisi olur. Bu sebeple de eğitimlerimizi fuar organizatörlerine de tanıtıyoruz. Her organizatörün, sektörün yapısına uygun, farklı iş modelleri geliştirerek birlikte çalışmak için tekliflerde bulunuyoruz.

7-Tek bir eğitimle fuardan verim almayı öğrenmek mümkün mü? Şirketlere farklı destekleriniz oluyor mu?

Her şirketin yapısı farklıdır. İşin başındaki yöneticileri farklıdır. Her yöneticinin öğrenme hızı, öğrendiklerini uygulayabilme kabiliyeti farklıdır. Fuara hazırlık sürecinde görev alacak şirket içindeki yöneticilerin, ilgili çalışanların uygulayabilme kabiliyeti farklıdır.

Bunun dışında da şöyle bir gerçek var. Her şirketin ihtiyacı farklıdır. Her şirketin hedefi farklıdır. Dolayısıyla her şirketin de fuara katılım stratejisi, pazarlama stratejisine bağlı olarak farklıdır. Örneğin; hazır giyim, moda sektöründeki bir şirketin fuara katılırken kendini konumlandırma, ihtiyacı ile bir traktör üreticisinin, bir mobilya üreticisinin kendisini konumlandırma ihtiyaçları farklıdır. Dolayısıyla stratejileri farklıdır. İki şirket aynı sektörde, aynı iş kolunda da olsalar da, şirketin biri kendi markası ile ürün veya koleksiyon geliştirip, tanıtmaya, satmaya çalışırken, diğer şirketse, o sektörün fasoncusu olarak konumlanmak isteyebilir. Dolayısıyla aynı sektörde bile iki farklı şirketin ihtiyaçları faklı olabilir.

Bunun farkında olduğumuz için diyebilirim ki eğitimlerimiz stadrart bir içeriktedir, belirli bir kapsamda farkındalık ve bilinç yaratmaya katkıda bulunmaktadır. Ancak kendi stratejileri konusunda doğru yol arayan, fuardan en yüksek verimi almak isteyen şirketlerle de proje bazlı çözüm ortağı, danışman olarak birebir çalışıp, hazırlıklarına destek olabiliyoruz.

Daha fazla bilgiyi; www.fuarista.net adresinde bulmak mümkündür.